نکاتی برای بهبود کارایی کسب و کار را در استاف بخوانید:

شاید شرکت یا کسب و کار شما به اندازه کافی و نسبتا خوب در حال فعالیت است. ولی به طور حتم می تواند بهتر نیز شود. بعضی وقت ها بعضی از پروژه ها یا کارها برای چند روز و مدت زمان زیادی متوقف میشوند. و یا جلساتی که مفید به نظر می رسیدند، سریع به نتیجه مطلوب می رسید. ولی اکنون ساعت ها طول میکشد، تا به نتیجه نسبی برسند.

با تمرکز بر افزایش کارایی و بهره وری کسب و کارتان می توانید، تاحدودی این مشکلات را برطرف نمایید. در اینجا به 10 نکته برای بهبود کارایی کسب و کار اشاره می شود.

1- تا آنجایی که می توانید، برای بهبود کارایی کسب و کار تدبیر کنید، تا کارها به صورت خودکار انجام پذیرند.

مثلا پرداخت ها به کارکنان می تواند، به صورت آنلاین و در موعد زمانی مقرر صورت پذیرند. یا فاکتورها به صورت اتوماتیک صادر شده، ایمیل یا فکس شوند. اتوماسیون کسب و کار یک فرایند لاکچری به حساب نمی آید، بلکه امروزه لازمه بقا در محیط رقابتی است.

اتوماسیون وظایف، زمان پرسنل شما را ذخیره میکند. پس به آن ها اجازه می دهد، کارهای موثرتری انجام دهند، که نیازمند تفکرات حیاتی تر هستند.

بهبود کارایی کسب و کار چگونه در استاف مدیریت می شود؟

فرض کنید؛ می خواهید خرید مایحتاج سازمانی انجام دهید. این مورد یک فرایند بسیار پیچیده و خسته کننده است. اما می توانید، با سفارش آنلاین کالای سازمانی یا سفارش اینترنتی عمده اعم از، لوازم التحریر، کاغذ a4، چای عمده، خرید قهوه اینترنتی، خرید عمده مواد شوینده، خرید عمده مواد غذایی را از طریق فروشگاه اینترنتی عمده فروشی یا فروشگاه آنلاین استاف مارکت تهیه کنید.

بدین ترتیب زمان خود را ذخیره می کنید.  کارمندان برای بهبود کاریی کسب و کار شما این زمان را در جایی دیگر خرج کنند.

شاید اتوماسیون کارها در وحله اول هزینه بر باشد. اما در بلند مدت بسیاری از هزینه ها را حذف می کند. پس درنهایت بهره وری کسب و کارتان افزایش می یابد.

2- کارمندان خود را برای بهبود کارایی کسب و کار به گفت و گوی رو در رو تشویق کنید.

با وجود اینکه فرستادن ایمیل و پیام به همکاران به نظر کارا می رسد. ولی بعضی از اوقات می تواند، نتیجه معکوس بدهد. زیرا پاسخ ها در ایمیل و پیام ها به مراتب می توانند، زمان بر باشند. و از یک گفتگوی تصویری بیشتر طول بکشند. استفاده از اسکایپ، واتسپ و پلتفرم های ارتباطی می تواند، کمک حال خوبی باشد. بنابراین، گفت و گوی رو در رو می تواند، سرعت حل مشکلات، را بالا ببرد. آنگاه مسائل مهم به خوبی روشن شود.

3- برای بهبود کارایی کسب و کار، وقفه های کاری را متوقف کنید.

جلسه کارکنان ساعت 9 صبح، جلسه اداره ساعت 11 صبح، وقت صرف غذا در ساعت ناهار و موارد از این قبیل وقفه ها در طول انجام یک وظیفه برای کارمندان زیاد مشاهده میشود. اگر می خواهید یک کار به خوبی و با کارایی بالایی انجام شود، نباید کارمندان شما در طول انجام آن دچار وقفه شوند.
تلاش کنید، برنامه تمامی جلسات را در یک روز تنظیم کنید. پخش شدگی برنامه جلسات در طول هفته را به حداقل برسانید.
اما به طور کلی ،تنها جلسات عامل ایجاد وقفه در کسب و کارها نیستند. پیام ها و ایمیل ها، نوتیفیکشن های نرم افزار های شرکت و نرم افزارهای شخصی کارمندان تاثیر بالایی در حواس پرتی آن ها دارند.

به این مثال توجه کنید. فرض کنید، کارمند شرکت شما در تلاش برای خرید صورت اقلامی هست. مدیر مجموعه دستور خرید این اقلام را داده است. این کارپرداز خرید، از 10 فروشنده درخواست قیمت نموده است. هدف او خرید از یکی از آنهاست. هرکدام نیز برای 10 کالا قیمت می دهند. 100 مورد قیمت برای یک سفارش باید چک شود.

پیام های فروشندگان دائما به گوشی یا ایمیل کارپرداز خرید روانه می شود. اینجاست که بهره وری کارپرداز پایین می آید. بنابراین، مدت زمان طولانی برای اتمام یک کار صرف می شود. پس با سفارش آنلاین کالای سازمانی، یا خرید عمده اینترنتی کالای سازمانی مورد نیاز مهیا می شود. کالاهای مواد غذایی، مواد بهداشتی، مواد شوینده و سفارش های خدماتی به صورت یکپارچه از طریق سامانه های آنلاین رهبری و ارائه می شوند. بدون نیاز خرید تک به تک از سایر فروشندگان خرید از استاف مارکت را می توان آزمود.

4- برای بهبود کارایی کسب و کار هر روز یک جلسه 10 دقیقه ای با هم بگذارید.

این جلسات میتواند منبع خوبی از اطلاعات ، نحوه پیشرفت کارها و تنظیم کننده اهداف جاری شرکت باشد و باعث میشود همه ی افراد درون حلقه کارها قرار بگیرند  و انگیزه ی پیشبرد فعالیت های روزمره خود را تقویت نمایند.این کار نه تنها باعث میشود کارمندان هر توسعه ای در هر بخش را با سرعت بیشتری انجام دهند بلکه سبب میشود ، جلسات بعدی نیز کوتاه تر و هدر رفت زمان کم شود.

5- برای بهبود کارایی کسب و کار ” یک کار را انجام دهید” !

همه ی ما فکر می کنیم، که بهترین فرد در انجام چندین کار هستیم. اما واقعیت این است، شما نباید چند کار را باهم تحت کنترل بگیرید. با انجام چندین وظیفه کارایی بالایی نخواهید داشت. بنابراین، ایده تک کاره بودن با تمرکز بر روی کار خاص و سپس انجام کار بعدی می تواند، برای افزایش کارایی مثمر ثمر باشد.

6- یک دقیقه وقت دارید ؟ پاسخ : “متاسفانه نه” بهترین گزینه برای بهبود کارایی کسب و کار است.

یکی از معمول ترین و ناکارآمدترین حالت های استفاده از زمان، جلسه های سرپایی یا چند دقیقه ای است. این جلسات وصحبت ها عموما بدون برنامه ریزی هستند. پس منجر به ناکارآمدی در انجام وظیفه و حتی جلسه و صحبت ها میشود.

واقعیت این است، صحبت ها یا جلسات با یک دقیقه حل نمی شوند. بلکه تا 15دقیقه و یا بیشتر طول می کشند. بهتر است، درطول روز برای این نوع جلسات کوتاه برنامه ریزی شود. پس با فرستادن پیام به همکارمان برای ساعت معین با او جلسه گذاشت.

7- برای بهبود کارایی کسب و کار به روند ثابت پایبند باشید.

اگر درحال حاضر پروژه ای در دست اجرا دارید، سعی کنید، برای سرعت بخشیدن به کار، برخی از حاشیه ها و جزییات را نیز حذف کنید. تسریع امور منجر به حذف برخی جزییات و کارها می شود. بعدها صرفا می توان آنچه مورد نیاز است، را ایجاد یا برطرف نمود. اگر روند ثابت و پایدار پیش بگیرید، کارها خیلی روان جریان پیدا خواهند کرد.

البته این موضوع به این معنی نیست، که هرگز اقدام به تغییر یا ارتقا کار ننمایید. اما اگر فرایند یک کار را تغییر می دهید، این کار را با قصد خاصی بابت رسیدن به نتیجه خاصی انجام دهید. هرگز بخاطر اینکه از برنامه عقب هستید، فرایند اجرای یک کار را تغییر ندهید. تغییر فرایند اجرای پروژه ها و کارها مشکلی ندارد. اما بایستی به صورت هدفمند و با در ارتباط قراردادن کل تیم بعد از اینکه امکان تغییر می باشد، انجام پذیرد.

8- برای بهبود کارایی کسب و کار از نرم افزار های مدیریت وظایف استفاده کنید.

ایمیل روش ایده آلی برای ارتباط یا هم افزایی تیمی نیست. استفاده از نرم افزارهای مدیریت کارها و وظایف، نظیر قابلیت های خوبی اعم از پیشبرد یک پروژه در یک محل و امکان نظارت همه افراد دارد. این نرم افزارها کمک می کنند، همه ی کارمندان به خوبی باهم کار کنند. فرایند ها را دنبال کنند. نسبت به پروژه آگاه باشند. همچنین زمان کارمندان را برای بررسی ایمیل ها، پاسخ، سوال و چک کردن آن ذخیره می کند.در این زمینه 5 ابزار کاربردی نرم افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد. این ابزارهای نرم افزارهای مدیریت پروژه به تسریع روند کارها و بهبود کارایی کسب و کار کمک بسیاری می کند.

9- برای بهبود کارایی کسب و کار فرهنگ ارتباطات باز و قوی را ارتقا دهید.

کارمندان خود را به نگرش ارتباط قوی و باز با یکدیگر تشویق کنید. کاری کنید، تا کارمندان شما احساس کنند، به راحتی می توانند، راجع به مسائلی که دچار نگرانی هستند، اظهار نظر کنند. از آن ها درباره وضعیت اداره شرکت نظر بخواهید. سپس اطلاع بدهید. بهترین راه برای بهبود یک شرکت تشویق به ارائه بازخوردهای شخصی کارمندان، ایده ها و ارتباطات بین بخش های مختلف سازمان توسط  آنهاست.شما قادر به شرکت در همه بخش های سازمان خود نیستید. حتی هرگز همه چیز را نمی توان به خوبی رصد کرد. اما کارمندان و پرسنل شما می توانند، گوشه گوشه ی هر بخشی را که قدرت بهبود دارد، با فرایندی ساده تر شناسایی کنند.
مطمئن شوید، آنها آنقدر راحت هستند، تا بتوانند نظرات خود را بیان کنند. مخصوصا زمانی که این امر منجر به بهبودی سازمانی و بهره وری کارها می گردد. زمانی که همکاران خود را تشویق می کنید، تا عضوی از این فرایند بهبودی باشند، نتایج بسیار موثرتری از لحاظ بهبود کارایی کسب و کار بدست می آورید.

10- برای بهبود کارایی کسب و کار تشخیص زمان توقف مهم است.

درحالی که تسهیل فرایندها در سازمان از جهات مختلفی کمک به بهره وری سازمان میکند اما شما باید بدانید که چه زمانی روی بعضی از تاکتیک های تسهیل کری خود خط بکشید. هر فرایندی نمیتواند یا نباید اتوماسیون شود،  درست مانند اینکه هر جلسه ای انند همیشه در زمان مقرر پایان نمی یابد. بهره وری مهم است و هیچ حرفی هم در آن نیست. اما برای استارتاپ ها و کارآفرینان ، تمرکز زیاد بر بهره وری میتواند کسب و کار را از آنچه که
واقعا منجر به رشد آن میشود منحرف کند.

سخن پایانی

تلاش برای کارایی مهم است. ولی هرگز اجازه ندهید، که رویا یا هدف چرخاندن یک کسب و کار سودمند، بقیه اهداف شرکت را تحت الشعاع قرار دهد. در طول زمان آزمایش و خطا و زمان بازخورد گیری از مشتریان خود در طول فرایند کار، شما قدرت تشخیص آنچه که به درستی کار نمی کند، یا آنچه در جای درست است، را دارید. نهایتا همان طور که در حال رشد و افزایش قدرت سازمان خودتان هستید، بهره وری کسب و کارتان را نیز افزایش دهید.