راهکار های افزایش بهره‌وری زمان در سازمان ها

در بهره‌وری زمان دقيقا به دنبال چه عواملي هستيم؟

وقتي در مورد بهره‌وری زمان زمان صحبت ميکنيم دقيقا چه فاکتور هايي را بايد مد نظر قرار دهيم؟ فرض کنيد امروز دو ملاقات کاری دارید، باید تماس های تلفنی را پاسخ دهید، یک فایل مهم را آماده کنید تا اخر امروز تحویل دهید، با اداره مالیات تماس بگیرید و قرار های ملاقات فردا را نیز هماهنگ کنید. چطور می شود در یک روز به همه این کارها برسید؟ آیا راهکاری وجود دارد تا بهره‌‌‌وری زمان‌ را به حداکثر برسانید؟ چه عواملی در افزایش بازده افراد یک سازمان تاثیر گذارند؟

در این مقاله قصد داریم به پاسخ این سوالات پرداخته و موثرترین راه حل های آن را بررسی کنیم.

امروزه یکی از مهمترین مسائل مدیران، بالا بردن و بالا نگه داشتن بازده کارکنان شرکت می باشد. چراکه این مسئله با هزینه و درآمد شرکت رابطه مستقیمی خواهد داشت. هرچه کارکنان یک سازمان کارا تر باشند، در نتیجه خروجی بیشتری خواهیم داشت. به طور مثال فرض کنید یک شرکت با 100 کارمند به طور میانگین ماهیانه 10 پروژه تحویل میدهد؛ پس از گذشت یکسال تعداد پروژه های ماهانه به 8 پروژه کاهش پیدا می‌کند.در عين حال در سال جديد با پروژه هاي بيشتري نيز رو به رو خواهيم بود که بايد آمادگي آن هم داشته باشيم.

اولین راهکاری که می‌توان از آن استفاده کرد، افزودن نیروی کار جدید به تیم کارکنان قدیمی شرکت است که هزینه زیادی را در پی خواهد داشت. به علاوه کارکنان جدید برای اضافه شدن به تیم قبلي، نيازمند زمان براي رسيدن به هماهنگي و کمي تجربه هستند تا بتوانند با حداکثر بازدهي در ساختار جديد ظاهر شوند.

در اينجا ميخواهيم کمي عميق تر به اين مسائل بپردازيم:

تعيين هدف شفاف و مدیریت زمان

يکي از راهکار هاي بسيار مهم اين است که به عنوان يک مدير براي سازمان تعين هدف کنيد. تعیین هدف یعنی مشخص کنید که باید به چه نتایجی برسید. اگر مدیریت شرکت یا گروهی را بر عهده دارید، باید مجموعه‌ای از اهداف آبشاری را مشخص کنید که اهداف شرکت در بالای آن قرار گرفته و اهداف گروه و درنهایت اهداف هریک از کارکنان در رده‌های بعدی قرار دارند. برای استفاده از استراتژی های مدیریت زمان برای افزایش بهره وری باید اهداف را به‌طور واضح بنویسید و به هریک از افراد اطلاع دهید.

اهداف باید چارچوب زمانی داشته باشند، قابل‌سنجش و اندازه‌گیری باشند، ارزشی را به سازمان اضافه کنند، با استراتژی سازمانی هم‌راستا باشند و چالش‌برانگیز و درعین‌حال دست یافتنی باشند. به طور کلي هرچه هدف سازمان ها براي کارکنان شفاف تر باشد در افزايش بهره وري زمان تاثير بيشتري خواهد داشت.

اولويت بندي کارهاي روزانه

دسته بندي کارها به ترتيب درجه اهميت مي‌تواند يکي ديگر از راهکارهاي موثر در برنامه ريزي روزانه سازمان ها باشد. فرض کنيد در يک روز کاري شما بايد سه جلسه کاري معمولي و غير مهم داشته باشيد و در عين حال بايد به يک قرار ملاقات مهم در آن سر شهر هم برسيد؛ همچنين ممکن است در طول روز تماس هاي متعددي با شما گرفته شود و نامه هاي زيادي براي امضا شدن روي ميز کار شما انباشته شده باشد.

شما بايد کارهايتان را اولويت بندي کرده و کارهاي غير ضروري را تا حد امکان، به زمان ديگري موکول کنيد. همچنين سعي کنيد مهمترين کارها را در اسرع وقت تنظيم کنيد و سپس کارهاي ديگر را در بين آنها قرار دهيد. اين اولويت بندي بسيار به افزايش بهره وري کمک خواهد کرد. حال بايد اين برنامه ريزي را در سازمانتان هم پياده سازي کنيد.

تهيه ليست انجام کار (To Do List) يکي از راه هاي کاربردي است که مي‌تواند در انجام به موقع و به ترتيب اولويت کمک فراواني به سازمان شما بکند. همچنين بايد اين نکته را توجه داشته باشيد که در صورت نياز، اين مسئله را همراه با آموزش به کارکنانتان انتقال دهيد.

استفاده از استعدادها و تشويق آنها

تشخیص و استفاده از استعدادهای فردی افراد یکی از سازنده ترین کارهای یک مدیر است. که می‌تواند به شکل ابزاری قوی در راه افزايش بهره وري به کارگرفته شود. در سازمانها بویژه سازمانهای بزرگ، اغلب اوقات استعدادهای فردی به طور کامل مورد بهره برداری کامل قرار نمی گیرند و گاهی اوقات کاملاً ناشناخته باقی می‌مانند. یعنی استعدادهای بالقوه در راستای افزايش بهره وري به کارگرفته نمی شوند که خود یک نوع فرصت از دست رفته افزايش بهره وري محسوب می‌شود. بنابراین، لازم است مدیران سعی کنند توانمندی هایی را که به طورکامل مورداستفاده قرار نگرفته اند کشف و راههای بهتری برای استفاده بیشتر از آنها در راستای افزايش بهره وري پیدا کنند.

تشويق کارکنان نيز يکي از راهکارهاي افزايش بهره وري آنان بشمار مي‌رود. تشويق کارکنان باعث ايجاد احساس رضايت شغلي در آنها شده و حتي ديگران را ترغيب به بهتر کار کردن خواهد کرد؛ اما باید توجه داشت که پاداش نقدی یا افزایش دریافتی کارکنان تنها راه تشویقی نیست.

استفاده از روش‌ها و فناوری‌های روز

این ‌روزها به‌واسطه فناوری، انواع و اقسام امکانات را در اختیار داریم و می‌توانیم بسیاری از وظایفمان را به فناوری بسپاریم. به طور مثال دیگر برای پروژه های مقطعی و کوچک نیازی نیست فردی را استخدام کنید؛ بلکه به راحتی میتوانید پروژه‌‌تان را به یک فریلنسر بسپارید. یا مثلا برای انتقال پول دیگر نیاز نیست حتما به بانک مراجعه کنید و به راحتی با بستر های فراهم شده تمامی کارهایتان را به سرعت و به راحتی انجام دهید.

یکی از مشکلات عمده سازمان ها و شرکت های بزرگ، روند های پیچیده و طولانی اداری، آماده سازی پرونده های زیاد و جمع آوری فاکتور های سازمانیست. امروزه شرکت های پیشرفته و رو به توسعه برای حل اینگونه مشکلات از اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند تا به جای صرف زمان برای این چنین کارهای نفس گیر، به اولویت های سازمانی بپردازند؛ چراکه امروزه بهره وری زمان یک مسئله مهم و قابل توجه در دنیاست.

فرض کنید به جای استخدام نیروی تدارکات و بررسی پرونده های ماهانه، تمرکز و هزینه خود را به جذب نیروهای متخصص اختصاص دهید. این تصمیمات یک مدیر است که میتواند وجه تمایز آن با سایرین باشد. چراکه با مدیریت زمان و هزینه و در عین حال استفاده درست از منابع می‌توان به افزايش بهره وري رسید.

استاف چه راه حل هایی را برای ما گذاشته است؟

شرکت استاف با بکارگیری فناوری و تجربه مدیران متعدد، با توسعه پلتفرم اینترنتی خرید و فروش و همچنین دریافت و ارائه خدمات سازمانی توانسته قدمی بزرگ در راه ایجاد سهولت در اتوماسیون اداری فراهم کند. بدین صورت با ثبت نام در استاف به راحتی می‌توانید از این خدمات استفاده کنید.

استاف مارکت در نظر دارد با توسعه فرهنگ خرید و دریافت خدمات به صورت آنلاین در حوزه ، B2Bبتواند فرایند خرید کالاهای مورد نیاز شرکتها ،ادارات وکسب و کارها را برای آن ها تسهیل نماید. در چشم انداز 5ساله، استاف قادر خواهد بود برای تمامی کسب و کار ها، کالا و خدمات مورد نیازشان را تامین نماید.

همچنین استاف سرویس بستر ارائه خدمات سازمانی و مناقصات آنلاین B2B می باشد. کلیه سازمان ها، شرکت های خصوصی و کسب وکار های متوسط، این امکان را دارند تا از طریق این بخش، پروژه ها و خدمات مورد نیاز خود را تامین نمایند.